Günümüzün olmazsa olmazı arasında yeralan IT sektörü, özellikle teknoloji şirketleri, bankalar ve devlet uygulamalarında oldukça önem kazanıyor. Artan internet kullanımıyla birlikte e-ticaret ve çeşitli uygulamaların artışı, firmaların da bu noktada IT alanında harcama yapmalarını ve bütçe ayırmalarını gerektiriyor. Küçük işletmeler haricinde geniş ölçekli kurumsal firmalar artık IT departmanlarından çok AR-GE odaklı çalışan merkezler kuruyorlar (Garanti Teknoloji, Turkcell Teknoloji gibi…).
Hal böyle olunca ve uygulanacak servisler IT ‘ye dayandığı için, harcamalar da bu ölçekte oldukça artabiliyor ve kimi zaman bütçe aşımlarına sebebiyet verebiliyor. Aşağıdaki maddelerde IT alanında yapılan en fazla harcamaları bulacaksınız.
1- Enerji Tüketimi
Büyük bir banka ya da teknoloji firmasını varsayalım. Koridorlarca Datacenter’lara sahip olabilir hatta disastery recovery için aynı büyüklükte farklı sunucular ve iş istasyonlarını farklı lokasyonlarda çalıştırabilirsiniz. Peki bunların harcadığı elektriksel enerji ve soğutma için harcanan sarfiyatı hiç düşündünüz mü? Teknoloji bu noktada kısmen imdada yetişse de, tam anlamıyla kesin bir çözüm ne yazık ki yok, olmayacak ta. Üretim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte nm mertebesindeki elektron iletimi arttıkça, daha az enerji tüketimi ile daha çok performans elde etmek mümkün oluyor. Şu an 40-45nm’lik işlemciler kullanılırken, bu değer kısa zaman içinde 30 ve 22nm’ye inecek. Ayrıca AMD ve Intel firmalarının Green IT adı altında, çeşitli konseptleri bulunuyor.
2- Mobil Teknolojiye harcanan gereksiz masraf
İş dünyasının olmazsa olmazı arasında yer alan Mobil Teknolojilere bazı firmalar gereğinden fazla ve gereksiz masraf yapabiliyor. Geçtiğimiz senelere nazaran özellikle son 1-2 sene içinde artık herkesin elinde Blackberry, PDA, iPhone ve Communicator tarzında cihazlar görüyoruz. Operatör şirketleri çeşitli kampanyalar yaparak bu cihazların kullanımı arttırırken, çok şirketin mobil cihaz kullanım politikası olduğunu düşünüyorum.
3- Dış-kaynak (Outsource) kullanmak ve Home Office çalışma tarzı
Birçok firma, çalışanlarına hala özellikle Home Office çalışma şansı tanımıyor. Bu çok önemli ve oldukçe etkili bir çözüm olmasına rağmen, bana göre özellikle şirket içinde huzursuzluk çıkabileceği endişesine dayanıyor 
Halbuki bu sayede şirket oldukça kar edebilir ve daha az enerji ve efor sarfederek maliyetleri azaltabilir. Ayrıca yine aynı şekilde alanında uzman kişilerden Out-Sourcing hizmeti alarak, maliyetleri azaltabilirsiniz. Kimi zaman bu oldukça etkin bir çözüm olabilir, özellikle de nispeten küçük bir firma iseniz.
4- Çalışan yerine Danışman tavsiyesi almak
Evet bir danışman olarak öncelikle bu konuya itirazım var Şirketinize yıllarını vermiş çalışanlarınızın tavsiyelerini görmezden gelip, şirketin acil ihtiyacı bir durumda dış danışmanlara tonlarca para dökebilirsiniz. Halbuki aynı durumları çalışanlarınız size aylar öncesinden uyarısını yapmıştı değil mi? İlle de profesyonel bir danışmanlık hizmeti almak istiyorsanız; bu işi layıkıyla yapan ve geçmiş deneyimlerine bakacağınız bir danışmanlık hizmeti olmalı!
5- Gereksiz Yükseltme (Upgrade) yapılması
Donanımsal ya da yazılımsal olarak farketmez, sistemlerinizi kurdunuz ve herşey mükemmel çalışıyor. Ancak herşey mükemmel gitse de, yazılım ve donanım şirketleri boşdurmuyorlar ve teknolojiye ayak uydurarak birçok yeni geliştirme ve özellik sunan ürünlerle piyasayı alevlendirip, gerekli güncellemeleri yapıyorlar. Bu noktada örneğin Microsoft’un XP-Vista-7 örneğini verebiliriz. Ya da sunucularınızın performansını arttırmak için daha fazla RAM eklemek akıllıca gelse de, gerçekten gerek var mı yükseltmeye? Yükseltmeden de verimli çalışılamaz mı? Uzun vade mi, kısa vade mi düşünmeliyiz? Bu konuda özellikle yazılım lisanslama ve CRP&ERP uygulamaları şirketlere ciddi bir yük bindiriyor. Büyük firmalar Open Lisans kullanarak (ki bu milyon dolarlar mertebesinde) sınırsız haklara sahip olurken, bazı kurumlar da Linux gibi açık-kaynak uygulamalarını tercih ediyorlar. Örneğin Firewall olarak donanımsal bir cihaz yerine, FreeBSD yüklü bir sunucu küçük/orta ölçekli bir firmanın işini rahatlıkla görecektir. Bu noktada sanırım şirket politikaları önem kazanıyor ve bu konuda ciddi bir IT çalışması yapılmalı diye düşünüyorum.
Ayrıca yine geleceğe yönelik yatırım olarak alınması planlanan donanımların en azından 2-3 sene sonrasını desteklemesini sağlamalısınız. Mesela Intel şu an yeni işlemci soketine geçti. Şu aşamada bu sokete geçmek mantıklı gözükse de, bana göre bir sonraki sene tam anlamıyla oturacak olan bu sisteme entegre olmalısınız.
6- Eğitim Gözardı edilmemeli!
Firmanıza yeni bir eleman aldınız. Kişi teknik anlamda gayet bilgili ancak sizin sunduğunuz ürün ve çözümler hakkında bir bilgisi yok. 3 seçeneğiniz olduğunu düşünüyorum var. Birincisi, bu kişiyi tek başına bırakıp, büyük bir tutkuyla kendini geliştirmesini sağlayacak/bekleyeceksiniz (oldukça ütopik). İkinci seçenek ise, çalışanı/çalışanlarınıza toplu eğitim talep ederek, maliyetleri azaltmak. Ancak bu noktada şirkette bir eğitim mi uygun olacak yoksa dışarıdan bir destek alarak, 0ff-site bir eğitim mi işinizi tam anlamıyla görecek? Son seçenek olarak internet üzerinden webinar tarzında eğitimler gerçekleştirip, birçok maliyetten kurtulabilirsiniz. Ayrıca bir alternatif olarak, bu kişilere mentor’luk edecek, şirketinizde çalışacak daha uzman kişilerden yardım alabilirsiniz.
7- Yol masrafları gereğinden fazla olabilir!
Özellikle onlarca projeyi birden yürütüyorsanız ve bu yazılım ve donanım odaklı ise, firmalara destek vermek sadece telefon ve e-mail ile yeterli olmayabilir. Sorunu yerinde halletmek için belirli bir harcama yapmanız gerekecektir. İş hacminize göre Taksi paraları sizin için külfet oluyorsa, araç kiralama şirketleri ile anlaşma yapabilir ya da şirketinize özel araç alımları yapıp, kullanım açısından sıkı bir takip 
yapabilirsiniz.
8- Garanti ve Bakım&Destek anlaşmaları
Aldığınız hizmet, ürün ya da projelere ek olarak bunların ürün anlamında garanti (özellikle donanım) ve yazılım/entegrasyon alanında çeşitli Bakım ve Destek anlaşmaları bulunuyor. Çoğu firma bunu genel proje ve alım üzerinden % olarak fiyatlandırır. Plana bağlı olarak gerçekleştirilen destek kapsamı iş saatleri ile sınırlı olabileceği gibi, 7×24 destek paketleri de mevcuttur. Banka sektöründe hizmet veriyor ya da müşterileriniz ile sürekli iletişim halinde olacaksanız, kritik desteklerin önem kazandığı bu alanlarda 7×24 anlaşmalar sizin için daha anlamlı olacaksa da, bu Bakım ve Destek seçeneği diğerlerine nazaran daha pahalı olacaktır. Ayrıca senelik toplu anlaşmanın haricinde, istemiş olduğunuz destek başına ticket açmanın da ayrı bir maliyeti olabilir (Her case başına 100 dolar gibi).
Son olarak ve 9. madde olarak GÜVENLİK – Bunu başka bir yazıda çok ayrıntılı bir şekilde anlatmayı planlıyorum.
Öncelikle belirtmek isterim, yazının kaynağını ” 10 Ways IT departments waste money” adlı döküman oluşturuyor. Ancak konsepte bağlı kalmadan, özellikle Türkiye’deki harcalamaları ve nispeten yaşadığım deneyimleri aktarmaya çalıştım. Burada esas önemli olan, firmanın büyüklüğü ve bakış açısı. Büyük teknoloji şirketleri ve bankalar daha çok kurumsal yapıda oldukları için sorun nispeten daha az olsa da, yine de ufak-tefek bütçe ayarlama sorunları olabiliyor.
Eklemek istediğiniz ayrıntılar varsa, yazıyı ilerleyen zamanlarda güncelleyebilirim.
